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【汪洱】金字塔結構在商務寫作中的應用【高清】

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Time:2016-05-24

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類型:培訓

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資源簡介:

【汪洱】金字塔結構在商務寫作中的應用【高清】

PTC032602-如何縱向搭建金字塔結構
 
學習導航
通過學習本課程,你將能夠:
● 運用自上而下的金字塔結構進行表達;
● 掌握常見商務公文的主要內容;
● 學會自下而上進行思考;
● 了解邏輯樹以及POP結構;
● 做到清晰有序地完成一次演講。
 
 
如何縱向搭建金字塔結構
一、自上而下表達
1.與受眾對話,回答所有疑問
自上而下表達,就是與受眾對話,回答聽眾的疑問。
 
【案例】
馬被當作寵物養
要做一個主題是馬應當被當作寵物來養的演講。聽到這個新觀點,聽眾可能會有三大類疑問:是什么、為什么和怎么做。此外,還有對比一項。
因此,演講就分為四章:
第一章,是什么。哪些馬可以當寵物養,包括毛色、體型、性格等。
第二章,為什么要養馬。養馬的好處及不養的風險和損失,利益包括精神和經濟兩方面。人有追求快樂和遠離痛苦的兩面性,而且遠離痛苦的動力是追求快樂的動力的四倍,因此不僅要講好處還要講不這樣做的壞處,向領導請示、賣產品時都可以運用此原理。
第三章,怎么做。包括人、投資、地點、流程,并指明在幼年、成年和老年不同流程中應如何做。
第四章,好不好。把養馬與養猴、養豬、養狗等作對比,比較優劣勢。
 
自上而下表達時,要逐級回答聽眾的疑問,提出中心思想。聽眾有疑問,二級思想回答完聽眾又產生新的疑問,三級思想繼續回答,直到一篇文章或一次演講做完。邏輯嚴謹,思維縝密,不是窮盡自己想說的,而是窮盡聽眾想聽的。因此自上而下表達,就是窮盡聽眾的所有疑問。
如搞活動,在向領導審批時,要包括是什么、為什么、怎么做以及好不好四部分,這樣能回答對方的大部分疑問。由于受眾不同,其關注點和利益點也不一樣,因此要根據受眾的需求點和關注點,調整報告的順序和權重。
2.賣主張要挖掘需求,突出利益
 
圖1 挖掘需求、突出利益示意圖
 
賣主張時要挖掘需求,突出利益。如圖1所示。
 挖掘需求(SPIN)
比如,企業中存在這樣一種狀況:現狀是人人需要寫和說,問題是說不清也講不清,影響是降低效率,需求是要做邏輯思維培訓。這就是SPIN。
 突出利益(FABE)
FABE是賣產品用的結構,賣思想、賣主張也要用該結構,包括特點、作用和優勢、利益、證據。其中,證據主要從三個方面發掘,絕對數值、名人名言評價以及證書榮譽獎勵。要注意區分作用、利益和優勢,作用是產品、主張等的用途,利益是客戶能夠感受到的好處,優勢是與對手相比更好在哪里。
3.寫作的金字塔結構
 
圖2 寫作的金字塔結構
 
如圖2所示,如果寫作時運用金字塔結構,要先說主題思想,然后是章節、段落和句子。一篇文章支持一個思想,上一層思想是下一層思想的總結和概括,下一層思想是上一層思想的解釋和支撐。一篇文章或一次講話都是小金字塔搭乘中金字塔,再搭乘大金字塔。
 
【案例】
張某轉正的請示
張某試用期三個月,在這三個月中,他做了很多事,完成了業績指標。綜合他各方面的表現,領導決定請示上級讓張某轉載。
圖3 關于張某轉正的請示1
 
如圖3所示,評價人通常都是從德、能、勤、績四個方面考察。德的方面,可以說責任心強,服務意識強,工作認真,樂于助人,有耐心,有團隊精神,心理素質好;能力方面,要包括學歷背景好,業務能力強,創新有見地,溝通能力強,能夠獨當一面;勤的方面,包括保證出勤,加班工作;績的方面,包括保質保量完成任務,建立客戶關系。總分總結構,既要有論據,還要有論點,第一讓人知道自己的想法,第二想讓對方做什么。此外,評價一個人還有其他分法,但大的分類是德、能、勤、績四個方面。
 
圖4 關于張某轉正的申請2
 
如圖5所示,如果按硬件、軟件分類,硬件是指張某導背景,軟件是張某的工作表現。背景,包括簡歷學歷、試用時間和工作表現,這些都足夠。工作表現,包括態度、能力和業績,下一級內容包括工作積極、責任心強、富有耐心、細致認真等。但如果按照對人和對事分類,就會出現交叉和重疊,因此一級標題是素養,二級標題才是對人、對事的方向。
 
圖5 關于張某轉正的請示3
 
如圖5所示,除了優點,張某還會有缺點,比如好表現、不善于處理同事關系、經驗不足、不了解流程、表達生硬、溝通少等。作為領導,看到小張的缺點時,更想看到的是改進建議,包括提高專業技能、加強同事合作等。此外,完整的結構還要有任職建議和培養建議。
 
4.講話講課的金字塔結構
 要話先說,隨機應變,收放自如
 
圖6 講課講話的金字塔結構示意圖
 
如圖6所示,運用金字塔結構講話講課,一般有兩種順序:第一種,“我們將學1、1.1和1.1.1,再學2、2.1、2.1.1,再學3、3.1、3.1.1……”;第二種,“我們將學1、2、3,1中將學1.1、1.2和1.3……”,如此展開。一般而言,人們更喜歡第二種順序。因此,應先橫向再縱向,先戴“大帽子”再戴“中帽子”,再戴“小帽子”,每步都要總分總結構。
在公司匯報中,通常要求十分鐘把話說完,此時就有三個選擇:第一,加快語速;第二,砍掉一個分支;第三,要濃縮。需要注意到是,不要砍掉分支內容,最好的辦法是三種方法共用,但加快語速要適可而止,以防聽眾跟不上。公眾演講的口訣就是聲音要比平時大,語速要比平時慢。除了講話,還要練習眼神、手勢、動作等。濃縮最好的練習就是自我介紹,通常有三分鐘、一分鐘和三句話三個自我介紹版本。值得注意的是,面對的對象和目的不同,自我介紹的內容也要隨之改變。
 提煉標題
標題很重要,提煉一個醒目的好標題有三大要訣:
標題必須有內容。標題必須有信息、有要點,能夠總結概括要點,提煉思想精華。
標題要用明確、簡單、響亮的詞匯或數字。如有一本叫《與成功有約》,5年賣了不到5萬冊,之后書名改為《高效能人士的七個習慣》,銷量超過了100萬冊。這就是標題的力量,讀者喜歡準確、簡練、新穎、直接、貼切的詞匯做書名,沒人喜歡聽大話、空話和套話。
用主謂賓陳述句、正裝句。標題要用正裝句,包括主謂賓、動賓結構或含有動詞的短語。標題含有動詞就會生動,以免平淡。此外,還要用口號式語言。
 好標題要有信息、內容
 
圖7 兩類標題的對比
 
如圖7所示,左右兩種標題相比,顯然右邊的標題更好。左邊的標題只有業績、成本等類別,沒有信息和內容。好標題要有信息、有內容,比如“修身齊家治國平天下”“為人民服務”“愚公移山”都是動賓結構,“保護合法收入”“調節過高收入”“取締灰色收入”都是口號式語言。但不要把動詞變成名詞,比如“我負責2011年工作總結的撰寫”與“我負責撰寫2011年工作總結”相比,人們更喜歡后者。第一個句子把動詞變成了名詞,是倒裝句,第二個句子是正裝句。最有力度的句子是正裝句、口號式語言,使動詞在前,名詞在后。因此好標題的標準是有信息有內容,標題好看人才會看正文,標題不好看一般就不會看正文。
 
圖8 電子郵件和文件命名的標題
 
如圖8所示,電子郵件的主題欄有三項內容,收件人、什么事和發件人。給文件命名,應用What、Who、When結構,即什么事、誰寫的以及何時寫的。郵件主題、文件命名遵循統一、科學的標準,使工作高效、有序進行。
5.幾種商務公文的主要內容
通知就是告知,通告是針對重大事項、獎懲,通報是表彰先進、批評錯誤、傳達重要事件時使用。報告是向上級匯報,注意中間不要夾帶請示內容,一文一事;請示要求回復,因此之前要充分溝通,但報告可以不回復。意見是提出自己的看法和處理辦法,函是不相隸屬的平行單位間的公文,有隸屬關系的叫通知,商務文書中最常寫的是會議紀要。
 培訓計劃
一個完整的培訓計劃通常包括如下內容:
第一,培訓需求。為什么要做此培訓,如員工溝通能力差、新員工不了解流程等。
第二,培訓目標。如掌握某些知識、學會某些技能、解決某些問題、達到某些效果。
第三,培訓內容。只要是培訓,就包括知識、技能和觀念三項內容。知識類課程包括宏觀經濟、微觀經濟、公司的規章制度、業務流程等;技能類課程包括金字塔原理、邏輯思維、外語、辦公設備操作、寫作演講等;觀念類課程是指提供責任心和工作熱情、有關企業文化的課。
第四,培訓方式。培訓方式有五大類,即講解、案例、討論、游戲以及情景模擬。
第五,培訓要求。比如哪些人、哪個部門可以或者必須參加等。
此外,培訓計劃還包括培訓師、培訓組織部門、培訓預算、培訓時間和地點等,以及培訓效果的評估和后續追蹤等內容。
 工作總結
工作總結一定要有創新點和亮點,因為領導最感興趣的是員工的突出業績,而不是常規業績。工作總結還要寫數量方面的成績,包括個人發展的成績、客戶的成績、技術的成績等。此外,還要寫總結的經驗教訓。
工作總結的標題通常是由作者、事由、文種組成,或者是作者、時間和文種,比如“張三某項目工作總結”或者“張三2011年工作總結”,也可以是作者、事由、時間、文種。因此,工作總結最簡單的就是成績、行動和措施、不足及改進三項內容,復雜的總結還要另加價值、經驗教訓和體會兩項內容。
 方案、建議、計劃等
方案建議模板包括四大內容,分別是背景、任務及標準、措施及行動、考評及獎懲。只要寫方案,就應把目標作為主標題或摘要,還要加“營銷方案”或者“建議”幾個字。
經營分析報告的結構是概況、業績、任務和工作、問題和措施、未來的目標和計劃、需要的資源及風險。
營銷計劃應包括營銷的背景和目的、營銷的具體產品、營銷的目標、措施和進度、營銷的宣傳口號、獎懲機制、風險預案、活動方案。
金融業的業務規劃結構為背景、規劃的具體內容、將采取的措施、需要的資源、面臨的風險。
 報告
調研報告和分析報告的區別是,調研報告面向過去,分析報告面向未來。這種報告應該采用總分總結構,分析報告都包括需求分析、現狀分析、未來趨勢的分析。
調研報告。調研報告的結構:第一,背景,為什么要做此調研;第二,目的,調研時想了解什么;第三,調研的具體內容,做哪些內容能夠達到目的;第四,調研的范圍和對象,橫向是調研的范圍,縱向是深度;第五,調研方法,包括調查問卷、街頭調查還是入戶調查、電話還是面談等;第六,調研結果的統計方法以及驗證結果的正確性,這決定了調研結果的可靠性、科學性和有效性;第七,調研的結論以及得出的建議。
分析報告。需求分析包括需求分析的對象以及對象的范圍和程度,應先看結論,需要什么、為什么需要,然后才是此分析報告的方法措施。
現狀分析報告最常用的是問題分析報告,其結構為:第一,明確界定問題的范圍和程度;第二,問題產生的影響;第三,產生問題的原因,通常從管理、經營、運營等主觀原因以及環境、政策、經濟等客觀原因分析;第四,想要達成的目標及措施;第五,資源;第六,未來可能面臨的風險。
立項報告的結構是立項的背景、立項的必要性和緊迫性、可行性和可操作性、立項的目標和計劃以及資源、風險。
分析報告最簡單的結構是三部分,即提出問題、分析問題和解決問題。
 請示
請示的結構。請示的結構為:第一,干什么事;第二,要什么;第三,怎么用,或者帶來的利益和價值以及如果不批將面臨的痛苦;第四,什么時間要。另外,請示和通知都要有“關于”二字。請示中應強調要求答復的內容,說明要求答復的時間。如果一份請示群發出去要把需要落實和操作的放在主送,需要備案和知曉的放在抄送,因此要明確收件人和答復時間。最后還要有落款“以上請示妥否,請予批示”以及申請人和日期。
引起領導重視的方法。有時領導不批是因為不重視,引起領導重視有幾個辦法:第一,最強勢的辦法是五日之內應當予以批準,如果五日內不回復就視為同意;第二,客觀、柔和地強調重要性和緊迫性;第三,有區分地限定時間,比如三天、五天、七天,強調重要性和緊迫性。
比如,關于加薪的請示,通常的理由,比如通脹、行業工資水平、生活成本高等并不能真正打動領導,能夠打動領導的加薪理由:如加薪能夠創造更多業績、降低員工流失率、增加員工歸屬感、穩定性。所以,一定要投其所好,采用能夠打動對方的利益點,軟硬兼施,威逼利誘。因此請示的結構包括請示的理由、請示的內容、請示的要求和目的以及結束語。
 通知
會議通知。會議通知的結構包括開會內容、時間、地點、參會人員、會議議題和流程、會議目標以及會議聯系人。值得注意的是,一定要寫上會議的目標才能提高會議的效果。此外,還有會前的準備,會中要求著裝、發言、資料,會后要求追蹤、落實。
活動通知。活動通知包括活動內容、活動的目的和意義、時間、地點、人員、活動流程、規則及注意事項,要求、發件人、簽發人、日期。需要主要的是,活動通知不要忘了聯系人和集合地點、返程時間,這影響人們是否參加此次活動。
通知的格式及具體事項。通知的標題是發文單位事由和文種,文種就是“通知”,事由是發文緣由。通知的具體事項包括執行的要求和生效時間,結束語和寄語。
 會議紀要
會議紀要有參會人員和未參會人員兩種人,如果受眾是參會人員,會議紀要的格式是:第一,決議;第二,自己的發言;第三,領導的發言;第四,自己后續應當執行和操作的任務目標。如果受眾是未參會人員,會議紀要的格式為:第一,參加人,尤其是其中的大領導;第二,會議的主題和決議;第三,領導講話;第四,與己相關的。
會議紀要不是記錄,凡是沒有達成決議的可以不記,但會議達成的決議決定務必完整準確。另外,領導要求和后續需采取的措施都要記錄,時間、地點、人物、流程只寫摘要即可。會議紀要常用的三個詞匯是討論、強調、決定。會議紀要與會議記錄的區別是,會議紀要具有法律效力,與會雙方簽字蓋章,與合同具有同等效力。
 
二、自下而上思考
1.自下而上思考,搭建結構三步
 
圖9 自下而上思考工具示意圖
 
當思路不清,不知道說什么、怎么說時,人們可以自下而上思考。自下而上思考分三步:
第一步,找出要點,列出所有要點和要素;
第二步,找出關系,找出各要點之間的邏輯關系、歸類分組;
第三步,得出結論,總結概括要點,提煉思想精華。
 
【案例】
開餅攤
 
圖10 開餅攤的自下而上思考
 
如果想在北京開一個煎餅攤,應從以下方面著手:
第一步,應列出所有要點,包括店面、技術、進貨、定位、定價、人員、執照、衛生、城管、名字、口味、消費群分類、發展連鎖、形象設計、資金來源、原材料、品牌推廣、城管等。
第二步,找出各要點之間的關系,按照組織信息的時間順序,有調研、籌備、運營、上市四個階段。調研階段包括地段、技術、產品定位、定價和消費群分類;籌備階段包括店面、進貨、人員、執照、資金、名字、形象設計;運營階段包括進貨、衛生、人員培訓和考核、生產加工、品牌推廣;上市階段包括發展連鎖、兼并收購、上市融資。按空間順序信息組織的方式,也可以分為戰略、財務、人力資源、市場營銷四章。
 
當撰寫商務文書有素材、思路,不知道如何組織材料時,就要用自下而上思考這個工具。
2.邏輯樹
人們在準備發言時,經常會遇到以下三種情況:一是忘詞,大腦一片空白;二是次要內容和重要內容想同時往外說;三是被別人干擾和打斷。當遇到這三種情況時,就要用邏輯樹工具,這個工具是解決問題的思考工具及做復雜呈現的工具。
 
圖11 邏輯樹工具示意圖
 
如圖11所示,這是一個主題是競爭分析的邏輯樹,分別從優勢、劣勢及措施三方面進行分析。優勢包括內部優勢和外部優勢,內部優勢包括機制、流程以及人的素質、理念;外部優勢包括品牌和客戶,客戶包括高端和低端。劣勢包括渠道、產品、服務,其中產品包括品種和價格。措施包括對內和對外,對內包括近期和遠期,對外包括機構和個人。
邏輯樹的好處是能夠避免被干擾和忘詞,因此要先把邏輯樹的樹根和樹干倒背如流,然后再講樹枝和樹葉,先說重要的后說次要的,逐層展開。
邏輯樹結構與金字塔結構很像,金字塔結構是封閉式的嚴謹的條理和層次,而邏輯樹鼓勵發散想象和創新思維,更適用于解決復雜問題及做長篇演講,能夠幫助回憶樹狀結構。
3.POP結構
 
圖12 POP結構示意圖
 
如圖12所示,POP結構的第一P指的是Position,即目前所面臨的情況和問題;O指的是Options,即所有的解決方案;后面的P是Proposal,即提出的建議。POP分別代表情況、選擇、建議,也是總分總結構。
 
要點提示
POP結構即:
①Position——目前所面臨的情況和問題;
②Options——所有的解決方案;
③Proposal——提出的建議。
 
4.演講內容匯總
 有備而去
有備而去應當“備”三個內容,即備人、備內容、備設備。
備人。備人包括備自己和備聽眾,備自己又包括備自信心、備素材,備聽眾包括了解受眾及目的等。
備內容。備內容包括備數據、素材、PPT和備思想觀點、主張,要讓聽眾的注意力在說者本人及所傳遞的主張上,而不是放在PPT上,不要本末倒置。
備設備。備設備包括備服裝、投影儀、電腦、話筒等。
 以受眾為中心
受眾的利益點。開場時要講聽眾的關注點、利益點,而非說者本人認為重要的,先迎合受眾方能打動受眾。受眾不同,關注點也不一樣,如果無法判斷受眾類型,那就迎合最重要、最有影響力的人,還要迎合超過50%的人、多數人的利益。
窮盡聽眾所有疑問。演講時可能會被質疑和挑戰,因此在準備時要窮盡聽眾所有的疑問和挑戰,做到有備無患。
尊重聽眾的權力。首先,聽眾有隨時提出疑問和問題并要求及時得到回答的權力。當聽眾提出疑問時有兩種狀況,說者知道答案和不知道答案。知道答案當然馬上回答,如果不知道答案,提出的問題不是自己的專業,就可以說與主題無關,不必回答。假如聽眾窮追不舍,非要討論而自己又沒有答案,可以分為四個步驟:第一,接納認可;第二,采訪;第三,總結歸納;第四,反饋。或者可以把該問題作為思考題回去討論,也可以推薦專家、網站、書。說者一定要尊重聽眾的權利,避免與聽眾發生沖突。
其次,聽眾有反對說者主張的權力。任何觀點都有人支持有人反對,反對自己觀點也是很正常的。當有人提出反對意見時不必覺得緊張,可以讓這個人說出自己的觀點,求同存異,并以“有道理”三個字繼續下面的講解。
再次,聽眾有事先知道主題大綱及將持續時長的權力,并有要求按時結束的權力。聽眾也有開小差、中途離開的權力,所以讓聽眾想聽的唯一辦法就是讓他愿意聽,只能吸引,難以強迫,迎合受眾才能打動受眾。
 克服緊張情緒
克服緊張情緒有各種辦法,包括提示卡、深呼吸、跑步,或者手上拿東西。公眾演講是熟練技能,沒有捷徑可走,只能自己多加練習。練習的辦法是先從非正式場合開始到正式場合,從短到長。
克服緊張情緒還有一些辦法。緊張是因為看著別人的眼睛,因此不要看眼睛,要看額頭、鼻子、嘴、耳朵、脖子。上臺時的眼神有環視、虛視、凝視三種,環視就是從左看到右、從右看到左;虛視是看后面加前面、看兩邊加中間;凝視是看友好、熟悉的人,這樣就不會緊張。還要做一些準備,克服緊張情緒,如提前到場、手上握東西、跑步、喝水等。
 教練式領導
教練式領導一是教、二是練,就是自己說對方聽、自己做對方看、對方做自己看。凡是聽眾知道的,讓他們自己說;凡是他們能做的,讓他們自己做。
教。了解員工的人數與特點,了解下屬的特點,才能因人而異、因材施教。
第一,給工具。如果員工思路不清,就給他提供思路和工具;如果員工演講時緊張,教練就要做示范,并用同理心和同情心跟他站在同一平臺上。此外,還要給對方壓力和動力,軟硬兼施、威逼利誘。
第二,給啟發。啟發和引導員工思路,讓員工自己得出答案,教練只提問不給答案。
第三,欣賞和批判。人被欣賞成長更快,還是被批評成長更快,要看對方是自卑還是自戀。欣賞和贊揚的區別是,欣賞是發自內心的,表揚則不一定。
練。教練式領導還要做培訓、示范,當員工取得初步成功時,要進行挫折教育,設陷阱讓他往里跳,讓員工感到自己還有缺陷。當員工取得最終成功時,教練要及時鼓勵、獎勵,包括物質獎勵和精神獎勵。此外,還要幫他回顧和總結歸納。
 

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